社内なのに電話で、あるいはメールで要件を済ませていませんか?
エビデンスを残すのは確かに大切かもしれません。
しかしそれよりももっと大切なことがあります。
文章だと、人は強気になる
「何だこのメール、もうちょっと言い方ってもんがあるだろ」
そんな風に思った経験はないでしょうか。
提案を否定するよう内容、成果物への修正依頼や指示など、メールの文章だと人はなぜか強気になってしまう。
顔を見ながらだと言えないようなことでも、文章にすると言えてしまうという人が多いのが現実です。
それがどうしても必要なことで、伝えることで物事がうまくいけばいいのです。
しかしながらなかなかそうはいかず、伝えられた方にはしこりが残ってしまう。
この辺りは発信者が「メールの文章は短くすべき」というポリシーを持っていようが、何も考えずに思ったままを綴っていようがあまり関係がありません。
「文章だと強気になってしまう」という人は一定数おり、それによって対人関係は悪くなるわけです。
電話では相手の状態が分からない
それでは電話だと良いのかと言えばそういうわけでもありません。
社内であっても電話で話をする際には「今、お電話をしてもよろしいですか?」「お時間は大丈夫ですか?」などと尋ねてから要件を切り出す方が多いかと思いますが、それでも相手の状態が完璧に分かるわけではありません。
まれに相手の都合など意に介せず、雑談混じりで話をしているひともいますがなかなかそうもいかない。
自分の都合もあるし相手の都合も考え、要件を手短に済ませようとするものです。
それ自体は良いことなのですが、どうしても相手の状況・状態が正確には分からないまま要件だけ伝えることになってしまいます。
相手の席まで行って話をしよう
しかし社内、ましてや同じ社屋で働いているのであれば、やはり相手の席まで行って話をすべきです。
文章と違って強気にもなりにくいですし、電話と違って相手がどういう状態なのかも分かる。
管理人も内線で伝えようと思っていたことを「やっぱり直接話した方が分かりやすいな」と考え直して相手の席まで行ってみたところ、相手が忙しそうにしていて
「内線で話したら、要件は伝わっても優先度だとかニュアンスまでは伝わらなかっただろうなぁ」
と思ったことが何度もあります。
「要件が伝われば何でもいい」というわけではありません。
大切なのは物事が正確に伝わり、そして人間関係を良好にすること。
そのためにはちょっとした手間を惜しまず、内線で済ませていたところを相手の席まで行って話してみてはいかがでしょうか。
それでは今日はこの辺で。
明日は「ミーティングの時間を短縮するには」を予定しています。