「じゃあこのミーティング、30分で終わらそう！」
ちょっと待ってください。
本当にそのミーティング、予定した時間までに終わっていますか？
あるいは逆に、「ミーティングは時間通りに終わったものの、結論は出なかった」なんてことはありませんか？
なぜそのミーティングは時間通りに終わらないのか？
「13時半までにミーティングを終わらせよう！」
そう決めていても、いざミーティングをすると「時間通りにミーティングが終わって結論まで出た」ということはなかなか少ないものです。
特にあらかじめミーティングをすることが決まっておらず、急に少人数で行うことになったミーティングだとその傾向が顕著。
単に愚痴を言い合って終わっただけ、話を聞いて終わっただけ、などということにもなってしまいかねません。
ミーティングですべきこと二つ
そうならないためにすべきことは二つだけ。
- 最初にミーティングのゴールを決める
- 時間管理をする
この二点です。
とても単純なことですが、要はこれができていないからミーティングが時間通りに終わらないか、逆に時間通りに終わっても結論が出なかった、ということになるわけです。
もちろん「ゴールを決めることがこのミーティングのゴールだ」という場合もあるでしょうし、それはそれでいいのです。
何も「必ず誰かが結論を用意しておいて、それについてプレゼンする形が最も効率的だ」などというつもりもありません。
雑談も大切です。
人が顔を付き合わせて話すからこそ生まれるアイディアもありますし、一人で結論が出せるなら何もミーティングをする必要もない。
ミーティングをすることで1＋1が3にも4にもなるからこそ、顔を突き合わせて意見を交換する意味があるのです。
どうすればミーティングの時間管理ができるのか？
しかしながらやはり「野放図に時間を使って結論も出なかった」というわけにもいきません。
そうしないためには時間管理が必要なのは言うまでもありませんが、単に「30分で終わらせよう」だけでは意味がない。
目標を設定するだけで結果が伴うのであれば「今年は去年より売り上げを倍にしよう」と決めるだけで売り上げが倍増することになってしまいます。
目標を決めたら進捗を管理しましょう。
30分でミーティングを終わらせると決めたのであれば、10分で全体の三分の一が終わっているか、15分経過した時に内容の半分まで進んでいるのかをチェックし、残りの時間でゴールまで到達できるか、できないのであればどうするのか判断する必要があります。
生産性の向上は大切です。
しかしながらそれがスローガンだけになってしまい中身が伴わなければ意味がありません。
ミーティング一つを取ってみても、目標を立てるだけに終わらず、その目標を達成するようにしたいものです。
それでは今日はこの辺で。
明日は「ビジネスパーソンが読みたい本」を予定しています。
