こんばんは。SMEです。
今日は「残業しても生産性は上がらない」という誰もがそりゃそうだろう、と思っていることについて、管理人が
「どうすれば生産性が上がるのか？」
実践してきた単純なテクニックをお伝えしたいと思います。
残業は自分の価値を下げる
残業していると生産性が下がってくる、というのは誰しもが実感していることと思います。
それはそうです。
「今さらだ」との指摘がたくさんある報告書ではありますが、「労働時間が短いほど生産性は上がる」ということはデータとしても顕著です。
こういうことを書くと「意識高い系ビジネスパーソン」みたいでこっ恥ずかしいのですが、ダラダラ残業をして時間あたりの質を下げている人は、自分自身の時間価値も下げているなと思います。
残業して仕事を終わらせることで得られる評価はあくまでも社内の相対的な評価です。
少なくとも管理人が中途採用をする時、応募者に
「タスクが多くて仕事が終わらない時はどうしていますか？」
と質問して
「残って終わらせます」
と回答されたらその時点で採用はしません。
残業しない人はどうしているのか？
とはいえ、明らかにタスク量が多いのに時間外労働をいきなりゼロにすることは現実的に不可能です。
業務時間の中で生産性を上げ、時間内で仕事を終わらせることができれば一番です。
しかし不測の事態で時間を取られることもありますし、人と働いている以上は自分のペースや時間配分だけでは動けない時もあります。
単純にタスクのボリュームが多すぎるという日だってあるわけです。
となるとやるべきタスクはどんどん後回しになり、結果的に残業してタスクを終わらせるわけです。
ですが、「残業しなければいけないほど大切なタスク」が、8時間働いて疲れた頭でさくさくと、質も高いものができる、なんてはずはありません。
どうしたらいいのか？
そこで周囲を見回してみると、
「タスクが多くて成果物の質も高いのに定時に帰っている人」
がいることに気付くいたわけです（部署のマネージャーでした）。
この人はどうしているのか？
管理人は観察してみることにしました。
そして気付いたのです。
「この人、いつも俺より先に来てる」。
早く来ればほぼ時間内に仕事は終わる
結論を言えば、この人は勤務開始時間の1時間前には来ていました。
「人が来ちゃうとなんだかんだ話しかけられてメールを読むのも時間かかるのよ」
なぜそんなに早く来るのか？ という管理人の問にマネージャーはそう答えてくれました。
なるほど！ と感心した管理人は、マネージャーにならって1時間前に出勤することにしたわけです。
すると確かに定時で帰れるようになったのです。
それ以来何度か転職しましたが、数年前に管理職になってからは勤務時間の90分前には出勤するようになりました。
それ以来、特別なことがない限り定時に退社できています。
「いやいや、朝に時間外労働してるわけでしょ？」
と思うかもしれません。
しかし、毎日2時間も3時間も会社に残るより、1時間早く来れば定時に帰れるのです。
現実的に「少しでも時間外労働を減らし、時間価値を上げる」ということを考えれば、実践する価値はあると管理人は思います。
朝の内にすること
管理人の例ですが、出社したらまず朝食を摂りながらメールをチェックします。
※早く来るには「起きて身だしなみを整えたらすぐ家を出る」ぐらいのスピードになります。
そのため管理人はメールチェックをしながら食事をすることにしています。
メールの返事を書き、すべきことをスケジュールに入れます。
依頼や指示が来ているもの、部下に指示しなければいけないことなど、今日すべきことをまとめます。
この段階で大体30分ほど経過しています。
一息入れるためにオフィス内やトイレを10分ほどかけて掃除していると、早い人は出勤してきます。
一言二言雑談をして空気を温めてから、それぞれの時間に戻ります。
大体の場合、始業開始の10分ほど前にはタスクは終わっています。
早く来て早く帰ろう
残って仕事をすることは生産性を下げます。
疲れている分スピードも下がりますし、よいアイディアも出ません。
オフィスにはたいてい「仕事ができなくて残業している人」が残っていて、その人がグチやら独り言を言いながらダラダラ仕事をしています。
話しかけられることもありますし、そうでなくても独り言が気になって集中力が途切れます。
何より、午前中・午後・夕方でいつが一番集中力が高く生産性の高い仕事ができているでしょうか？
午前中が一番なのではないでしょうか。
それであれば、一番生産性の高い午前中にたかだか2時間から4時間ほどしか仕事をしないというのはどう考えても非生産的です。
早く来れば自分のすべきことが早い内に終わります。
となると午後からの時間を空けやすくなるため、急な依頼や突発的な出来事にも時間を割きやすくなります。
ぜひ一度、騙されたと思って一箇月ほど実践してみてください。
時間外労働の総時間数は明らかに減るはずです。
では今日はこの辺で。
明日のテーマは「人事責任者は内部で育てるべきたった一つの理由」を予定しています。
