こんばんは。SMEです。
タスクを振るだけじゃなくて、ちゃんと管理できていますか？
中小企業で見かける光景
「何で終わってないんだ！ 終わるまで帰るな！」
管理人が以前在籍していた会社での一幕です。
怒られていたのは入社して数ヶ月の新入社員でした。
「終わるまで帰るな」というのは極端ですが、「指示したタスクが終わっていない」というのは問題です。
しかしながら、管理人が今まで在籍してきた中小企業では
「どこかでタスクが終わっていないのでリスケする」
というのはしばしば発生する事態でした。
「それはお前が低レベルだから、レベルの低い企業にしか勤めてこなかったんだよ」
と言われたら返す言葉もありませんが、管理職の研修もせず、ゼネラリストも育てなくなってしまった日本の中小企業では同じような事象が多発しているのではないか？ と管理人は睨んでいます。
「指示するだけ」ならバカでもできる
「リミットまでにタスクが終わらない」という問題には、大別して二つの問題があります。
- 現実的に時間が足りない
- 上司がタスクの進捗を把握していない
1については、「そもそも本人に能力が足りない」という場合もあれば、そもそも普通にやって3人日かかるタスクを2人日でやらせようとしているという場合もあるでしょう。
いずれにせよ、能力や物理的に可能な作業量を超えてタスクを完了させることはできません。
中小企業の管理職に多いのが2のケースです。
つまり、「指示を出しっぱなしにしてどこかに行ってしまう」というケースです。
例えば指示だけ出して会議に出、その後外出して帰ってきて初めて
「タスクが終わっていません」
と報告を受けるというケースです。
確かに何らかの手段で報告を行わない部下が責められるべきなのは当然です。
しかし、現実的に「部下が進捗報告ができない」のであれば、ことが終わってから怒るのではなく、進捗報告ができるように管理してあげる必要があります。
いつまで経ってもタスクが終わらなかった時は事後報告では、怒る方もエネルギーを使いますし怒られる方も成長しません。
大切なのは「時間内にタスクを終わらせられるようにすること」ももちろんですが、「時間内にタスクが終わりそうにない時に報告できるようにすること」の方がプライオリティは高いでしょう。
なぜタスクを管理できないのか？
ではなぜ上司は部下のタスクを管理できないのでしょうか？
これは単純に部下とコミュニケーションが取れておらず、
「自分は上司なのだから、自分から進捗を確認してやる必要はない」
と思っており、自分から進捗確認をしてあげないからです。
それでタスクが回ればいいのですが、回らないから青筋立てて怒るはめになるわけです。
「いつになったらあいつは分かるんだ！」
と怒るのは生産的ではありません。
ここは一つ、上司が部下の目線まで降りてあげ、
「このタイミングで進捗を報告しなさい」
ということから教えてあげなければいつまで経っても互いのフラストレーションが溜まるだけです。
部下の視点を忘れない
「俺だって上司に手取り足取り教えてもらったわけじゃない」
と思う気持ちは分からないでもありません。
しかし、自分が数時間あるいは数日かかってやっと覚えたことが一言で教えられるのであればその方が遥かに生産性は高いはずです。
「生産性なんか上がらなくていいから自分で努力しろ」
というのはあまりにもコストフルだと思わないでしょうか。
また、上司は一般職の時に上司の指示に苦労した経験があっても、一般職の部下には自分が上司になって指示出しで苦労した経験はありません。
上司は部下の苦労を理解できますが、部下は上司の苦労を理解できないのです。
ここは一つ、自分が部下だった時のことを思い出して指示を出すべきでしょう。
人には2通りあります。
「自分が苦労したことは下にもやらせないと気が済まない」
という人と、
「自分が苦労したことは下にはやらせたくない」
と考える人です。
さて、皆さんはどちらになりたいでしょうか？
では今日はこの辺で。
明日は「プレゼンの形 〜澤円さんの書籍に思う〜」を予定しています。
